O que eu aprendi organizando uma maratona de ideias envolvendo 500 pessoas durante a pandemia

Eventos do tipo maratona de desenvolvimento de ideias/negócios (chamados de hackathon quando relacionados ao desenvolvimento de códigos de programação por exemplo) atendem a públicos bastante distintos. Podem ser portas de entrada para pessoas que nunca tiveram contato com conceitos de inovação ou empreendedorismo, fontes de conhecimento para estudantes de faculdade e ensino médio incentivados por professores ou maneiras de rapidamente testar ideias e modelos de negócios por aqueles já mais experientes, por exemplo. Na maioria das vezes, estes eventos foram planejados para serem executados de forma presencial. Pessoas reunidas, corre pra um lado, corre pro outro, ideias lançadas no ar, compartilhamento intenso e movimentos rápidos. Nada flui tão “desordenadamente” bem. Uma confusão animada, com aprendizado intenso em um curto tempo. Aí veio a pandemia. Ah a pandemia… Nem preciso dissertar aqui sobre as limitações que nos foram impostas.

No finalzinho de março surgiu um convite para apoiar de forma voluntária na organização do Ideathon, que iniciaria na semana seguinte: uma maratona de ideias online para resolver problemas gerados pela Covid-19. Entrei com os dois pés numa jornada cheia de aprendizados, que foi até o dia 20 de junho, em um evento online ao vivo com as 10 equipes finais da competição. O Ideathon ainda teve uma versão Kids, que encerrou no dia 30 de maio. Se você está precisando um pouquinho de inspiração no seu dia, dá uma olhada que demais os projetos feitos pelas crianças aqui: http://ideathon.online/finalkids

Dito isso, compartilho aqui alguns aprendizados que eu tive durante a organização do evento.

1. As pessoas se inscrevem para eventos online imaginando que todo evento online é do tipo “palestra”

“Este não é um evento de lives?”. No início do evento, organizamos uma série de lives, com diversos conteúdos, pra aquecer o pessoal para maratona, e alguns se inscreveram pensando que o evento seria inteiramente neste formato.

A principal diferença entre um evento tipo palestra e um evento do tipo hackathon, é que o protagonista não é o palestrante, e sim o participante. Um evento do tipo hackathon exige participação ativa fora da tela, mesmo sendo virtual. A intuição leva as pessoas a pensar que todo evento online é uma palestra. Quando você organizar o seu hackathon online, as instruções e os objetivos do evento precisam ser claros. Um vídeo, áudio ou desenho de etapas talvez seja a melhor saída para explicar que o protagonista é o participante.

2. Nem todos estão acostumados com a velocidade da tecnologia, e muitas vezes nos esquecemos disso.

É natural para mim e para muitos de nós explorar uma nova ferramenta online e criar uma conta em um site, por exemplo. E isso faz com que nos esqueçamos de que para muitos, isso não é natural.

As plataformas que escolhemos para o Ideathon foram o Google Classroom e o Ideabox, e o primeiro grande desafio foi de colocar todos os participantes pra dentro delas. Algo que pensamos que levaria apenas algumas mensagens e curtas instruções, acabou sendo um sugador de tempo. Precisei ser durante as primeiras semanas o suporte de TI. “Não consigo acessar o meu e-mail”, “Estou perdido, onde começo?”, “Você pode conferir se fiz certo?”.

Só eu, sem contar os outros 5 membros da organização, respondi dúvidas de umas 40 pessoas naquelas duas semanas iniciais – desde acessos que não tiveram sucesso até redefinição de senha. Passos que para mim, eram simples, eram descobertas de novas ferramentas para muitos. E que bacana que foi receber algumas mensagens do tipo “Obrigada pela paciência e por me explicar tudo! Está sendo um aprendizado tecnológico”.

3. Precisamos nos adaptar a comunicação preferida pelos participantes.

A comunicação digital pode ser mais complicada que a comunicação presencial, e isso não é novidade. Quando percebi a dificuldade que alguns tinham digitalmente, passei a escrever informações super detalhadas. Porém, começou a ocorrer que muitos não as liam mais. Tivemos que retornar aos formatos diretos, mantendo as informações referentes ao uso dos recursos separada e optamos por vídeos quando precisávamos dar qualquer explicação mais longa. Para as orientações e conteúdos sobre o processo de “tirar as ideias do papel”, disponibilizamos vídeos de 20 a 40 minutos gravados pelos mentores do programa, que também foram um sucesso. Por fim, eu e outros membros da organização nos disponibilizamos em diferentes horários apenas para tirar dúvidas, de qualquer tipo que qualquer participante ou mentor tivesse.

Ainda assim, recebi mensagens pedindo que fossem gravados vídeos com explicações, (quando os vídeos já estavam gravados e postados) ou pedindo que eu pessoalmente avisasse quando houvesse alguma tarefa por fazer (quando eu já havia enviado mensagens detalhadas nos grupos de Whatsapp que serviam somente para comunicados da organização). A sugestão mais importante, aqui, é apenas que tenham paciência e empatia com todos. Talvez você não consiga apoiar todos exatamente como gostariam, mas é importante manter o máximo de organização para evitar que pessoas desistam do programa por estarem “perdidas” no meio da comunicação.

4. Talvez você não consiga levar todas as equipes até o final do evento.

Esse tipo de evento exige dedicação do participante. Quando em casa, o evento compete diretamente com as tarefas domésticas (infinitas), as crianças, os namorados e namoradas, o Netflix, as horas de trabalho extra, a ansiedade… Por “n” motivos diferentes, tivemos pessoas que deixaram a competição. Iniciamos com cerca de 500 participantes inscritos, 100 mentores voluntários e 25 equipes no Kids, e tivemos uma quebra de 50 a 60% entre os três grupos, a maioria entre a primeira e terceira semanas. É claro que gostaríamos de que 100% tivesse ido até o fim, mas o mais importante para nós foi entregar o melhor evento dentro do nosso alcance aos que permaneceram. Não desanime se você ver no seu hackathon uma quebra de participantes. Se dedique aqueles que ainda estão junto, e garanta que tenham a experiência mais enriquecedora possível!

5. Nem tudo vai dar certo.

Na verdade, algumas coisas dão muito errado. Estávamos transmitindo os vídeos enviados pelas equipes durante a live final do Ideathon Kids, porém, a velocidade de transmissão e o som deixaram muito a desejar, sendo impossível os vídeos serem adequadamente avaliados pelos jurados. E não teve jeito, tivemos que parar tudo: 12 equipes (mais de 100 pessoas diretamente envolvidas), jurados, mentores, público que estava assistindo pelo Facebook e organização, claro. Transferimos para o sábado seguinte e tivemos que reformatar a maneira que iria ocorrer. O mais legal aqui foi o suporte que tivemos dos participantes. Todos foram muito compreensivos, e mesmo com as crianças envolvidas e ansiosas por suas apresentações, todos foram pacientes e toparam o novo formato e a nova data da final. Ufa.

Esteja preparado para imprevistos. Teste várias vezes o que você as ferramentas que você vai utilizar, e com antecedência adequada para poder corrigir qualquer problema. Os testes que fizemos anteriores ao evento foram insuficientes neste caso, porque não reproduzimos os vídeos por completo, apenas checamos se “estavam rodando”. A tecnologia pode nos pegar de surpresa quando não temos total domínio.

6. Vai valer a pena.

(Nenhuma novidade aqui, apenas a minha conclusão)

Eu não conhecia nenhuma das pessoas voluntárias da organização, muito menos os mentores e participantes. No fim do dia, é tudo sobre pessoas. São as pessoas que conhecemos, as histórias que ouvimos e acabamos por fazer parte que nos fazem escolher dedicar várias horas na organização desses eventos. As trocas que acontecem são inspiradoras e funcionam como um combustível para mim. O foco do Ideathon foi a criação de soluções para problemas gerados pela Covid-19, mas tenho certeza que os aprendizados gerados foram muito além.

## OBS: Se você quiser trocar uma ideia, quiser dicas mais “detalhadas” sobre a execução do evento, fica a vontade pra entrar em contato comigo  [email protected]

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